Polityka Prywatności

Wersja: 2025-10-09 (wersja 1.1) · Data wejścia w życie: 9 października 2025 r.

Serwis: domek-chechlo.online

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem przez nich z serwisu internetowego domek-chechlo.online (dalej: „Serwis”). Administratorem danych osobowych jest Patrycja Pluta, zamieszkała w Katowicach, adres e-mail: tomek@kokott.pl (dalej: „Administrator”).

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych zawartych w Serwisie jest:
Patrycja Pluta
e-mail: tomek@kokott.pl

3. Zakres zbieranych danych

W trakcie korzystania z Serwisu mogą być zbierane następujące dane osobowe Użytkowników:

  • Imię i nazwisko;
  • Adres e-mail;
  • Numer telefonu;
  • Adres IP;
  • Dane techniczne (np. identyfikatory urządzenia, typ przeglądarki, dane logów serwera);
  • Dane związane z procesem rezerwacji (np. dane konieczne do zawarcia umowy najmu);
  • Treść rozmów przesyłanych za pośrednictwem wbudowanego czatu AI („Powered by Chatbase”) oraz powiązane metadane (data i godzina rozmowy, identyfikator sesji, informacje o urządzeniu i przeglądarce).

Uwaga: prosimy, aby w czacie oraz formularzach nie przesyłać danych szczególnie wrażliwych (np. dane zdrowotne, poglądy polityczne, przekonania religijne, dane dotyczące wyroków skazujących) ani informacji, których nie życzysz sobie udostępniać publicznie.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe Użytkowników są przetwarzane w następujących celach:

  • Realizacja procesu rezerwacji domku;
  • Udzielanie odpowiedzi na zapytania Użytkowników (w tym za pośrednictwem czatu AI);
  • Wysyłanie informacji dotyczących oferty i dostępności domku;
  • Zapewnienie i utrzymanie funkcjonalności Serwisu (hosting, logi serwera itp.);
  • Analiza działania Serwisu oraz optymalizacja usług (statystyki i diagnostyka);
  • (Opcjonalnie) analiza jakości działania systemu czatu i poprawa usług przez dostawcę czatu (w tym ewentualne wykorzystanie danych w celu doskonalenia modeli AI).

5. Podstawa prawna przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

  • zgody Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – np. w przypadku zapisu do newslettera lub wyraźnej zgody na przetwarzanie treści w czacie AI;
  • niezbędności do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie danych niezbędnych do zawarcia i realizacji rezerwacji;
  • prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – np. w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu, wykrywania nadużyć, prowadzenia rozliczeń, ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń.

6. Przetwarzanie przez podmioty zewnętrzne (w tym Chatbase)

Aby realizować powyższe cele, Administrator korzysta z usług podmiotów przetwarzających dane (procesorów), w tym dostawcy hostingu (np. cyberfolks.pl) oraz zewnętrznego dostawcy usługi czatu AI: Chatbase (usługa oznaczona w Serwisie jako „Powered by Chatbase”).

  • Administrator zawarł / zawrze z tymi podmiotami odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania danych (Data Processing Agreement, DPA) oraz wymaga stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych.
  • Dane przekazywane do dostawców zewnętrznych są przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania umowy lub świadczenia usługi.
  • Jeżeli dostawca przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), Administrator zapewnia stosowne zabezpieczenia prawne (np. standardowe klauzule umowne) lub inny akceptowalny mechanizm prawny umożliwiający przekazanie danych.

7. Szczegółowe informacje o czacie AI (Chatbase)

- Funkcja czatu AI w Serwisie obsługiwana jest przez usługę Chatbase. Korzystanie z czatu polega na przesyłaniu treści rozmów i metadanych do Chatbase w celu wygenerowania odpowiedzi.

- Treść rozmów oraz metadane mogą być przechowywane i przetwarzane przez Chatbase zgodnie z jego polityką prywatności.

- Administrator informuje, że Chatbase może wykorzystywać dane do celów technicznych i analitycznych. W zależności od konfiguracji usługi, dane mogą być także wykorzystywane do poprawy modeli AI (trening). Jeżeli taka praktyka ma miejsce, Użytkownik zostanie o tym poinformowany w Serwisie.

- Jeżeli Użytkownik nie życzy sobie, aby jego dane były wykorzystywane do treningu modeli (o ile taka opcja jest dostępna technicznie u dostawcy), prosimy nie wpisywać w czacie danych osobowych lub skontaktować się z Administratorem (tomek@kokott.pl) w celu zgłoszenia żądania usunięcia danych.

8. Okres przechowywania danych (retencja)

Dane przetwarzane w Serwisie będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności:

  • Dane rezerwacyjne i kontaktowe: przez okres konieczny do realizacji umowy oraz przez okres wynikający z obowiązków księgowych i podatkowych (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa);
  • Dane z czatu AI (treści rozmów, metadane): w celach technicznych i diagnostycznych przez okres do 30 dni; kopie przeznaczone do analizy jakości/udoskonalania usług mogą być przechowywane maksymalnie do 24 miesięcy, chyba że Użytkownik zażąda ich szybszego usunięcia; konkretne okresy przechowywania mogą zależeć od praktyk dostawcy usługi Chatbase;
  • Dane w logach systemowych i bezpieczeństwa: zgodnie z wewnętrznymi zasadami Administratora (zwykle do 6–12 miesięcy) lub dłużej, jeżeli wymagają tego obowiązki prawne lub konieczność dochodzenia roszczeń.

Jeżeli Użytkownik zażąda usunięcia swoich danych, Administrator dołoży starań, by usunąć dane również u procesorów zewnętrznych – o ile jest to możliwe technicznie i prawnie.

9. Prawa Użytkowników

Użytkownikowi przysługują prawa wynikające z RODO, w tym prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych;
  • sprostowania nieprawidłowych danych;
  • usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
  • ograniczenia przetwarzania;
  • przenoszenia danych;
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
  • cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność przetwarzania przed cofnięciem zgody);
  • wniesienia skargi do organu nadzorczego (w Polsce: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych).

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: tomek@kokott.pl. Żądanie zostanie rozpatrzone zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

10. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania, analizy ruchu i personalizacji treści. Rodzaje plików cookies:

  • Niezbędne cookies (techniczne) – umożliwiają prawidłowe działanie Serwisu;
  • Funkcjonalne cookies – zapamiętują ustawienia użytkownika;
  • Analityczne/Statystyczne – służą do zbierania informacji o sposobie korzystania z Serwisu;
  • Marketingowe/Śledzące – używane przez podmioty trzecie w celach reklamowych i profilowania.

Dodatkowo korzystanie z czatu AI może powodować użycie plików cookies przez dostawcę usługi (Chatbase). W zależności od konfiguracji, Chatbase może umieszczać ciasteczka lub wykorzystywać inne mechanizmy identyfikacji sesji.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies w swojej przeglądarce internetowej lub za pomocą dostępnych opcji w Serwisie.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą, modyfikacją lub ujawnieniem. Do środków tych należą w szczególności: szyfrowanie transmisji (HTTPS), ograniczenia dostępu do danych, zabezpieczenia serwerów, regularne kopie zapasowe oraz procedury ograniczające dostęp uprawnionych pracowników i wykonawców.

12. Ograniczenia i zalecenia dotyczące treści przesyłanych w czacie

Użytkownik nie powinien umieszczać w czacie informacji wrażliwych ani danych osobowych, których ujawnienie może naruszać jego prywatność lub bezpieczeństwo. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie takich danych, jeżeli zostały wpisane dobrowolnie przez Użytkownika w czacie.

13. Profilowanie i zautomatyzowane decyzje

System czatu wykorzystuje automatyczne przetwarzanie danych w celu generowania odpowiedzi. Administrator nie podejmuje na podstawie działania tego systemu istotnych decyzji prawnych lub dotyczących Użytkownika (np. odmawiających usług). W przypadku wprowadzenia funkcji automatycznych decyzji o istotnym wpływie na Użytkownika, Użytkownicy zostaną o tym poinformowani oraz przysługiwać im będą prawa wynikające z RODO.

14. Przekazywanie danych poza EOG

W przypadku przekazywania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy (np. gdy dostawca usługi Chatbase przetwarza dane w kraju trzecim), Administrator zapewnia odpowiednie mechanizmy prawne zabezpieczające przekazanie (np. standardowe klauzule umowne, decyzję Komisji Europejskiej lub inne adekwatne środki). Informacje o przekazaniach poza EOG dostępne są na żądanie.

15. Kontakt i realizacja żądań związanych z danymi osobowymi

W celu realizacji swoich praw albo uzyskania dodatkowych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych prosimy o kontakt:
e-mail: tomek@kokott.pl

16. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie, a data wejścia w życie każdej nowej wersji będzie podana na początku dokumentu. W przypadku istotnych zmian wpływających na zakres przetwarzania lub prawa Użytkowników, Administrator może dodatkowo poinformować Użytkowników (np. poprzez wiadomość e-mail lub komunikat w Serwisie).

17. Postanowienia końcowe

Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszej Polityce Prywatności. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa polskiego oraz przepisy unijne, w szczególności RODO.

Wersja dokumentu: 2025-10-09 (1.1) · Kontakt: tomek@kokott.pl